Viaja sempre a negócios para a empresa? Saiba os seus direitos como trabalhador

22 de maio de 2019

Com o avanço da globalização e da tecnologia, muitas empresas ampliaram as formas de desenvolverem seus negócios, já que estão conectadas a qualquer lugar do mundo. Mas, ainda que muita coisa aconteça online, alguns caminhos são os mesmos, e muitos profissionais trabalham viajando, prospectando novos clientes, realizando reuniões ou fechando contratos.

Diversas situações exigem viagens profissionais, seja morar em uma cidade diferente da que você trabalha ou ter que pegar a estrada para atender um cliente, tendo que se hospedar em hotéis, inclusive.

Daí podem surgir algumas dúvidas:

Pernoites no hotel contam como horas extras?

Quem deve pagar as despesas de alimentação e transporte?

Todos os gastos devem ser reembolsados ao final da viagem?

A verdade é que todo empregador deve custear essas despesas. No entanto, existem diferentes maneiras de administrar esses pagamentos, de acordo com a legislação, e é isso que vamos te mostrar nesse texto para você tirar suas dúvidas e entender melhor os seus direitos.

Diferença entre diárias de viagem e ajuda de custo

Antes de qualquer coisa, você precisa entender que existe uma diferença entre diárias de viagem e ajuda de custo.

A diária de viagem é o pagamento realizado para cobrir despesas com viagens que você tem de fazer como parte do seu contrato de trabalho. Ou seja, se para exercer a sua função você precisa realizar viagens corporativas, todas as despesas com hospedagem, transporte e alimentação devem ser pagas pela empresa como diária de viagem, pois sem este suporte você não conseguiria desempenhar as atividades para as quais foi contratado.

Já a ajuda de custo é o pagamento das despesas eventuais que você tiver, mas que não estão relacionadas ao cumprimento das suas funções. Por exemplo, se você precisar se transferir de forma definitiva para outra cidade, para atuar em uma das unidades da empresa, o empregador terá que pagar a ajuda de custo com essa mudança.

Veja que a diferença entre diárias de viagem e ajuda de custo é a sua relação com a função que você realiza. As diárias de viagem são valores pagas habitualmente ao empregado para cobrir as despesas necessárias à sua função, enquanto a ajuda de custo é para despesas esporádicas.

Diferença entre pagamento e reembolso das despesas de viagens

A última reforma trabalhista fortaleceu o a possibilidade de acordos entre empresa e o funcionário. Assim, a maneira como o pagamento – ou reembolso – de despesas com viagens pode ser ajustado entre ambos. Por isso, é importante conhecer os termos da empresa onde você trabalha e ficar atento para a existência de alguma política interna de viagens corporativas.

As despesas de trabalho as mais comuns são passagens aéreas, gastos com alimentação, diárias de hotéis, traslados (táxi, Uber, etc.), ingressos e entradas em eventos e até a depreciação de veículo, caso o funcionário viaje com veículo próprio.

No pagamento de diárias de viagem, a empresa deve fazer um cálculo justo dos custos da viagem corporativa e estabelecer um valor a ser pago ao funcionário por dia de viagem. Esse valor, portanto, já é preestabelecido e fixo e o funcionário não precisará prestar contas das despesas.

Já no reembolso de despesas de viagem, o próprio funcionário arca com esses custos e solicita o reembolso posteriormente, apresentando os respectivos comprovantes dos seus gastos. 

É preciso definir as despesas que farão parte da rotina de trabalho. Empresa e funcionário devem acordar sobre os valores que serão gastos e indenizados, de preferência, em um documento escrito para evitar problemas no futuro.

Pagamento de horas extras durante a viagem a trabalho

Basicamente, existem duas situações que determinam o pagamento ou não de horas extras do funcionário que está viajando a trabalho: trabalhadores com registro de jornada fixa de trabalho e trabalhadores sem registro de jornada fixa de trabalho.

Se você tem sua carga horária controlada pelo empregador (empregador monitora de alguma forma suas atividades e rotinas diárias), deverá receber pelas horas extras trabalhadas durante a viagem corporativa.

Por outro lado, caso não exista nenhum controle sobre a sua jornada de trabalho (você decide quando e como vai viajar), não há que se falar em horas extras. Isso porque devido à liberdade no seu trabalho, não é possível comprovar as horas realmente trabalhadas. Ou seja, em determinado dia você pode visitar um cliente pela manhã e ter a tarde toda livre – aproveite para desfrutar de momentos de lazer – ou pode tratar de negócios à noite, durante um jantar.

A mesma regra vale se você possui algum cargo de confiança.

Essas despesas devem fazer parte do meu salário?

Em regra, as despesas de trabalho não possuem natureza salarial e, portanto, não integram o seu salário. No entanto, a lei não foi feita para amparar fraudes ou simulações.

Por exemplo: um empregado foi contratado sob a promessa de receber R$3.000,00 de salário. No entanto, o empregador registra o valor de R$2.000,00 na carteira de trabalho e paga mais R$1.000,00 a título de “reembolso quilometragem”, sendo que, na realidade, o trabalhador não realiza atividades externas e nem utiliza seu veículo próprio para trabalhar.

Está claro, no exemplo acima, que o salário foi mascarado de reembolso de despesas apenas para não integrar a base de cálculo do 13º salário, do FGTS, das férias e demais verbas contratuais. Esse artifício é chamado popularmente de “CLT Flex”.

Tempo de ausência ou transferência provisória do local de serviço

Diferentemente das viagens que, geralmente, duram alguns dias, há casos em que o funcionário é transferido para local diferente de onde presta seus serviços, sendo necessária até uma mudança temporária de domicílio.

Nesse caso, a lei estabelece que o empregador estará obrigado a um pagamento suplementar de 25% do salário recebido pelo funcionário, além de todas as despesas resultantes dessa mudança, incluindo aí transporte de móveis e da família, se for o caso.